Dobrá servisná zmluva pomáha firme udržať tlač v prevádzke, plánovať náklady a odbremeniť zamestnancov od objednávania tonerov či zháňania technika. Pripravili sme pre vás kontrolný zoznam bodov, ktoré sa oplatí preveriť pred podpisom zmluvy.

Tlačiareň patrí medzi zariadenia, ktoré si v kancelárii všimnete najmä vtedy, keď prestanú fungovať. Porucha pred uzávierkou, odoslaním ponuky alebo dôležitým stretnutím môže zdržať celé oddelenie. Ak firma v tej chvíli ešte len hľadá servis, zisťuje cenu opravy a objednáva toner, prestoj sa zbytočne predĺži.

Servisno-materiálová zmluva nastaví starostlivosť o tlačiareň vopred. Určí rozsah servisu, spôsob účtovania, dodávky spotrebného materiálu aj postup pri poruche. Rozhoduje však jej konkrétny obsah. Dve ponuky s podobnou cenou za stranu môžu poskytovať odlišnú úroveň služby.

V Copy Office sa so servisom tlačových zariadení stretávame každý deň. Pri porovnávaní zmlúv odporúčame skontrolovať nasledujúce oblasti.

Zoznam zariadení a rozsah služby

Zmluva má presne určiť, na ktoré tlačiarne a multifunkčné zariadenia sa vzťahuje. Pri každom stroji si skontrolujte model, výrobné číslo a miesto používania. Ak máte viac pobočiek, zmluva má pokrývať aj spôsob poskytovania servisu na jednotlivých adresách.

V rozsahu služby hľadajte najmä tieto položky:

• diagnostiku a servisné výjazdy
• prácu technika a dopravu
• pravidelnú preventívnu údržbu
• náhradné diely
• tonery a ďalší dohodnutý spotrebný materiál
• vzdialenú technickú podporu
• online monitoring zariadenia
• náhradné zariadenie pri dlhšej oprave

Výraz kompletný servis môže každý dodávateľ chápať inak. V zmluve preto potrebujete konkrétny zoznam zahrnutých služieb a jasné informácie o tom, ktoré práce alebo materiály sa účtujú osobitne.

Cena za vytlačenú stranu

Servisno-materiálové zmluvy často používajú cenu za vytlačenú stranu. Tento model uľahčuje kontrolu nákladov, ak vopred poznáte všetky pravidlá účtovania. Overte si cenu čiernobielej a farebnej strany A4, spôsob prepočtu formátu A3 a prípadný minimálny mesačný objem.

Skontrolujte aj spôsob odpočtu počítadiel, podmienky zmeny ceny a informáciu, či sú sumy uvedené s DPH alebo bez DPH. Pri porovnaní ponúk pracujte so svojím bežným mesačným objemom. Nízka cena za stranu nemusí znamenať nižší účet, ak dodávateľ osobitne fakturuje toner, diely, dopravu alebo prácu technika.

Pri našej servisno-materiálovej zmluve vypočítame mesačnú fakturovanú sumu ako cenu za vyhotovené strany vynásobenú počtom strán A4. Do ceny za stranu zahŕňame služby uvedené v zmluve, aby ste vedeli náklady na tlač sledovať podľa reálneho používania zariadenia.

Tonery a spotrebný materiál

Zamestnanec, ktorý kontroluje toner, objednáva ho a udržiava rezervnú zásobu, venuje tlačiarni čas, ktorý firma v cene náplne nevidí. Dobrá zmluva preto presne určuje, ktoré tonery a komponenty dodáva servisný partner, ako sa objednávajú a v akej lehote ich firma dostane.

Pred podpisom si potvrďte:

• ktoré čiernobiele a farebné tonery zahŕňa cena
• či dodávateľ tonery dopĺňa automaticky
• ktoré ďalšie spotrebné diely patria do zmluvy
• ktoré položky si firma zabezpečuje sama, napríklad papier alebo zošívacie spony

V Copy Office zahŕňame dodávku tonera do ceny za vytlačené strany. Monitoring @Remote nám hlási potreby zariadenia, takže nemusíte ručne sledovať stav náplní ani držať zbytočne veľké zásoby tonerov.

Lehota servisného zásahu

Formulácia rýchly servis nehovorí, kedy sa technik začne poruche venovať. Žiadajte konkrétnu lehotu a presnú definíciu jej začiatku. Rozlišujte medzi potvrdením prijatia požiadavky, telefonickou reakciou a samotným servisným zásahom.

Pri každej ponuke si položte štyri otázky:

• Počíta dodávateľ lehotu v pracovných alebo kalendárnych hodinách?
• Od ktorého momentu lehota plynie?
• Aké servisné hodiny a kontaktné kanály platia?
• Vzťahuje sa rovnaká lehota na všetky vaše pobočky?

Našim zmluvným zákazníkom poskytujeme prednostný servis. Servisný zásah vykonáme najneskôr do 10 pracovných hodín od nahlásenia poruchy. Firma tak dostáva konkrétny časový rámec, podľa ktorého môže plánovať ďalší postup.

Náhradné zariadenie pri väčšej oprave

Technik môže prísť v dohodnutom čase, no oprava si niekedy vyžiada objednanie dielu alebo prácu v servisnom stredisku. Zmluva má preto riešiť aj prevádzku firmy počas opravy. Skontrolujte, kedy máte nárok na náhradné zariadenie, kto ho privezie a nainštaluje a či zaň platíte osobitný poplatok.

Ak si zariadenie vyžaduje väčší servis, v Copy Office poskytneme náhradné zariadenie. Vaši zamestnanci tak môžu pokračovať v tlači aj počas opravy pôvodného stroja.

Pravidelná údržba

Servisná zmluva má riešiť aj prevenciu. Pravidelná údržba pomáha znižovať počet porúch, opakovaných zásekov papiera a problémov s kvalitou tlače. Overte si, či ju dodávateľ vykonáva v pravidelných intervaloch, podľa počtu výtlačkov alebo podľa údajov z monitoringu.

V našej cene za vytlačené strany je zahrnutá pravidelná údržba aj servis zariadenia. Starostlivosť preto nezačína až pri poruche. Sledujeme prevádzku stroja a riešime jeho servisné potreby počas používania.

Online monitoring a automatické odpočty

Ručné odpisovanie počítadiel, kontrola tonerov a hlásenie každej potreby zaťažujú zamestnancov. Online monitoring dokáže tieto úlohy prevziať, no firma má vedieť, aké údaje systém zbiera a ako s nimi dodávateľ pracuje.

Pred zapojením monitoringu sa informujte:

• aké technické a prevádzkové údaje softvér prenáša
• kto má k údajom prístup a ako ich chráni
• či systém sleduje iba stav zariadenia alebo aj obsah dokumentov
• ako sa vykoná odpočet pri výpadku pripojenia

V Copy Office používame @Remote. Softvér automaticky hlási stav počítadla, potrebu tonera a servisné potreby zariadenia. Vaši ľudia nemusia posielať mesačné odpočty ani kontrolovať, kedy treba objednať ďalšiu náplň.

Nahlásenie poruchy a technická podpora

Pri poruche potrebujete jednoduchý kontaktný bod. Overte si, či dodávateľ prijíma požiadavky telefonicky, e-mailom alebo cez formulár a aké údaje má hlásenie obsahovať. Presný model, výrobné číslo, chybový kód a ukážka chybnej tlače môžu technikovi pomôcť pripraviť sa na zásah.

Na našom webe môžete použiť online formulár na nahlásenie servisu. Priložiť môžete sken chybného výtlačku alebo fotografiu poškodenej časti. K dispozícii máte aj technickú podporu s postupmi pre časté problémy.

Výluky a možné príplatky

Prečítajte si aj situácie, ktoré zmluva nepokrýva. Výluky sa môžu týkať mechanického poškodenia používateľom, nevhodného papiera, zásahu inej servisnej firmy, nesprávneho premiestnenia stroja alebo poškodenia elektrickej siete.

Zmluva má uvádzať aj povinnosti vašej firmy, napríklad správne používanie zariadenia, vhodné prevádzkové podmienky a prístup technika. Konkrétne podmienky vám umožnia rozlíšiť službu zahrnutú v cene od plateného zásahu.

Trvanie zmluvy a spôsob ukončenia

Pred podpisom si skontrolujte dĺžku zmluvy, viazanosť, výpovednú lehotu a pravidlá automatického predĺženia. Pozornosť venujte podmienkam predčasného ukončenia a mechanizmu úpravy cien.

Ak zariadenie prenajímate, overte si aj postup pri vrátení, presune alebo výmene stroja. Pri vlastnom zariadení sa informujte, ako zmluva rieši zostávajúce tonery a otvorené servisné prípady. Tieto podmienky závisia od konkrétneho zariadenia a ponuky, preto ich posudzujte spolu s cenou za stranu.

Praktický checklist pred podpisom zmluvy

Kontrolný zoznam môžete použiť pri každej ponuke. Ak pri niektorom bode nepoznáte odpoveď, vyžiadajte si ju pred podpisom zmluvy.

	Kontrolný bod
☐	Zmluva presne označuje všetky servisované zariadenia a ich umiestnenie.
☐	Poznáme cenu čiernobielej a farebnej strany aj spôsob účtovania formátu A3.
☐	Vieme, či zmluva obsahuje minimálny mesačný objem.
☐	Cena zahŕňa dohodnutú prácu technika, dopravu, údržbu a náhradné diely.
☐	Zmluva uvádza zahrnuté tonery a ďalší spotrebný materiál.
☐	Poznáme spôsob a lehotu dodania tonera.
☐	Servisný zásah má konkrétnu a merateľnú lehotu.
☐	Vieme, odkedy servisná lehota plynie a čo presne znamená.
☐	Zmluva rieši náhradné zariadenie počas väčšej opravy.
☐	Preventívna údržba patrí do rozsahu služby.
☐	Poznáme spôsob odpočtu počítadiel a rozsah online monitoringu.
☐	Poruchu môžeme nahlásiť jednoduchým a jasne určeným spôsobom.
☐	Zmluva uvádza výluky, povinnosti zákazníka a možné príplatky.
☐	Poznáme trvanie zmluvy, výpovednú lehotu a pravidlá zmeny ceny.
☐	Vieme, ako sa spolupráca ukončí a čo sa stane so zariadením a materiálom.

Čo zahŕňa naša servisno materiálová zmluva

Našu službu sme nastavili tak, aby vaši zamestnanci nemuseli sledovať toner, odpisovať počítadlá ani hľadať servis pri každej poruche. V rámci servisno-materiálovej zmluvy Copy Office získate:

• dodávku tonera v cene za vytlačené strany
• pravidelnú údržbu a servis zariadenia
• servisný zásah najneskôr do 10 pracovných hodín od nahlásenia poruchy
• prednostné vybavenie servisnej požiadavky
• náhradné zariadenie pri potrebe väčšieho servisu
• online monitoring @Remote s automatickými odpočtami a hlásením potreby tonera či servisu

Mesačnú fakturovanú sumu vypočítame podľa ceny za vyhotovenú stranu a počtu strán A4. Presnú cenu a rozsah zmluvy treba nastaviť podľa modelu zariadenia, objemu tlače a potrieb vašej prevádzky.

Podrobnosti o službe nájdete na stránke servisno-materiálová zmluva.

Servisná zmluva má uľahčiť každodennú prevádzku

Pri porovnávaní ponúk spočítajte cenu za stranu aj čas, ktorý vaši ľudia venujú tlačiarni. Objednávanie tonerov, evidencia odpočtov, komunikácia so servisom a prestoje počas opravy patria k nákladom firemnej tlače, hoci ich na faktúre za zariadenie nenájdete.

So servisno-materiálovou zmluvou Copy Office preberieme pravidelnú starostlivosť o zariadenie, dodávky tonera aj riešenie porúch. Vy získate jedného servisného partnera, jasný spôsob účtovania a menej úloh spojených s prevádzkou tlačiarne.

Nechajte si pripraviť servisnú ponuku

Pošlite nám model zariadenia a približný mesačný objem čiernobielej a farebnej tlače. Pripravíme riešenie podľa vašej prevádzky a vysvetlíme, ktoré služby bude zmluva zahŕňať.

Prevzatie staršieho zariadenia pod servisno-materiálovú zmluvy vyžaduje úvodnú prehliadku zariadenia/ní a ich uvedenie do 100%-tného stavu. Tento úkon je platený individuálne a pred uzavretím SMZ..

Kontaktujte Copy Office a vyžiadajte si servisnú ponuku

Kontaktovať Copy Office

Najčastejšie otázky

Čo je servisno materiálová zmluva na tlačiareň

Je to dohoda, podľa ktorej sa servisný partner stará o servis, údržbu a dohodnutý spotrebný materiál pre tlačiareň alebo multifunkčné zariadenie. Cena sa často odvíja od počtu vytlačených strán.

Je toner zahrnutý v servisnej zmluve

Rozsah závisí od konkrétnej zmluvy. V servisno-materiálovej zmluve Copy Office zahŕňame dodávku tonera do ceny za vyhotovené strany. Rozsah ďalšieho materiálu si potvrďte v individuálnej ponuke.

Čo znamená servisný zásah do 10 pracovných hodín

Copy Office vykoná servisný zásah najneskôr do 10 pracovných hodín od nahlásenia poruchy. V konkrétnej zmluve si potvrďte servisné hodiny, spôsob nahlásenia a územnú platnosť lehoty.

Dostane firma počas opravy náhradnú tlačiareň

Pri potrebe väčšieho servisu poskytujeme náhradné zariadenie. Podmienky a postup sa riadia konkrétnou servisno-materiálovou zmluvou.

Oplatí sa servisná zmluva aj menšej firme

Môže sa oplatiť, ak firma používa tlačiareň pri každodennej práci a nechce samostatne riešiť tonery, servis a odpočty. Rozhoduje typ zariadenia, objem tlače a rozsah služby.

 

Zaujali Vás naše myšlienky?

Pozrite sa na ponuku tlačiarenských zariadení.