Firemná tlačiareň sa zvyčajne nepokazí zo dňa na deň. Oveľa častejšie začína postupne strácať spoľahlivosť. Najskôr občas zasekne papier, neskôr sa zhorší kvalita tlače, predĺži sa čas spustenia a servisné zásahy sú čoraz častejšie.

Problém je, že firma si na tieto drobné komplikácie zvykne. Zamestnanci opakovane otvárajú kryty, vyberajú papier, reštartujú zariadenie alebo posielajú dokument na inú tlačiareň. Jednotlivé zdržanie vyzerá zanedbateľne, ale počas niekoľkých mesiacov môže vytvoriť vysoké náklady na servis, stratený pracovný čas a prestoje.

Ako teda zistiť, či tlačiareň potrebuje iba bežnú údržbu, väčšiu opravu alebo už nastal čas na jej výmenu? Nasledujúcich sedem signálov pomôže posúdiť stav zariadenia podľa reálnych prejavov, nie iba podľa jeho veku.

1. Papier sa zasekáva čoraz častejšie

Jednorazové zaseknutie papiera ešte neznamená, že tlačiareň dosluhuje. Príčinou môže byť nevhodný, vlhký, zvlnený alebo nesprávne vložený papier. Problémom môže byť aj nesprávne nastavená gramáž alebo znečistený podávací mechanizmus.

Ak sa však papier zasekáva pravidelne aj pri používaní správneho papiera a po vyčistení zariadenia, môže ísť o opotrebované podávacie valčeky, snímače, registračný mechanizmus alebo ďalšie časti dráhy papiera. Ricoh pri častých problémoch s podávaním uvádza medzi možnými príčinami zle pripravený či vlhký papier, no servisná diagnostika musí preveriť aj samotný mechanizmus zariadenia.

Dôležitá nie je iba frekvencia zaseknutia, ale aj jeho dôsledky. Ak musí zamestnanec niekoľkokrát denne prerušovať prácu, otvárať zariadenie a hľadať zvyšky papiera, tlačiareň už neplní svoju základnú úlohu spoľahlivo.

Opakované zasekávanie je preto prvý vážny signál, že zariadenie potrebuje odbornú kontrolu. Ak sa problém vracia aj po servise alebo sa objavuje na viacerých miestach dráhy papiera, je namieste začať porovnávať cenu ďalších opráv s cenou modernejšieho riešenia.

2. Kvalita tlače sa zhoršuje aj po výmene tonera

Bledá tlač, pruhy, škvrny, opakujúce sa body, sivé pozadie alebo nerovnomerné farby nemusia byť spôsobené iba prázdnym tonerom – toto už dávno neplatí, vzhľadom na to, že tonery sú vybavené čipmi, ktoré komunikujú stav tonera s inými kontrolnými prvkami pri jeho dávkovaní na tlač a aj keď sa úroveň tonera blíži k nule neovplyvní to kvalitu tlače.

Za zhoršenou kvalitou tak môžu byť opotrebované fotovalce, prenosové jednotky, fixačná jednotka, čistiace mechanizmy alebo znečistené časti zariadenia. Ricoh uvádza, že pri rozmazaných výtlačkoch, pruhoch alebo škvrnách môže byť potrebná výmena valcovej jednotky. Pri ďalších typoch pruhov môže byť príčinou čistiaca jednotka prenosového pásu alebo samotná prenosová jednotka.

Občasný chybný výtlačok nemusí byť dôvodom na výmenu tlačiarne. Ak sa však problémy vracajú po výmene tonera, čistení aj nastavení kvality, zariadenie môže mať viacero opotrebovaných komponentov.

Vo firme má kvalita tlače aj obchodný význam. Faktúra vytlačená s pruhmi je síce čitateľná, ale cenová ponuka, zmluva alebo prezentácia pre klienta môže pôsobiť neprofesionálne. Firma potom dokumenty opakovane tlačí, spotrebúva ďalší papier a toner a stráca čas hľadaním prijateľného výsledku.

Ak sa kvalita výstupu nedá dlhodobo stabilizovať bežnou údržbou, nejde už len o estetický problém. Je to signál, že tlačový mechanizmus sa blíži k potrebe väčšieho servisu alebo výmeny viacerých dielov.

3. Tlačiareň potrebuje servis častejšie než kedysi

Každé firemné multifunkčné zariadenie potrebuje údržbu. Toner, valce, odpadové nádoby, fixačné a prenosové časti majú obmedzenú životnosť a pri určitom počte výtlačkov sa musia vymeniť.

Samotná výmena spotrebného alebo servisného dielu preto ešte nie je dôkazom, že tlačiareň patrí do odpadu. Varovným signálom je skôr situácia, keď sa servisné zásahy začnú kopiť a každá oprava odhalí ďalší problém.

Moderné servisné systémy dokážu sledovať stav multifunkčného zariadenia, upozorňovať na diely blížiace sa ku koncu životnosti a kontrolovať potrebu aktualizácie firmvéru. To ukazuje, že rozhodovanie o stave zariadenia má vychádzať z konkrétnych dát o komponentoch a prevádzke, nie iba z kalendárneho veku.

Pri posudzovaní servisných nákladov si firma môže položiť tri otázky:

Koľko sme za opravy zaplatili za posledných 12 mesiacov? Ako často zariadenie nefungovalo? A vyriešili opravy príčinu problému, alebo iba jeho aktuálny prejav?

Ak náklady rastú, prestoje sa opakujú a spoľahlivosť sa nezlepšuje, ďalšia oprava môže iba predĺžiť obdobie, počas ktorého firma financuje technicky aj ekonomicky nevyhovujúce zariadenie.

4. Tlač a skenovanie sú citeľne pomalšie

Staršia tlačiareň nemusí byť automaticky pomalá. Ak však zariadenie začína dlho spracovávať úlohy, zamŕza, pomaly sa prebúdza, stráca spojenie so sieťou alebo sa pri väčších dokumentoch výrazne spomaľuje, problém môže byť hlbší než samotná rýchlosť tlačového mechanizmu.

Príčinou môžu byť zastarané ovládače, nedostatok pamäte, starý firmvér, problémy so sieťou alebo príliš veľké a komplikované dokumenty. Najskôr má preto zmysel skontrolovať softvérovú a sieťovú časť.

Ak zariadenie ani po správnom nastavení nezvláda objem práce, ktorý dnes firma potrebuje, nemusí byť pokazené. Môže byť jednoducho kapacitne nevhodné.

Pri výbere tlačiarne je dôležitejší odporúčaný mesačný objem tlače než absolútne maximum uvedené ako pracovný cyklus. Odporúčaný objem lepšie vyjadruje zaťaženie, pri ktorom má zariadenie dlhodobo fungovať bez nadmerného opotrebovania.

Firma mohla pôvodne kúpiť tlačiareň pre troch ľudí, no dnes ju používa pätnásť zamestnancov. V takom prípade nejde iba o vek. Zariadenie už nezodpovedá aktuálnej prevádzke.

Ak zamestnanci pravidelne čakajú na tlač, skenovanie väčších zmlúv trvá neprimerane dlho a front tlačových úloh sa hromadí, firma by mala zvážiť výkonnejšie zariadenie alebo zmenu celej koncepcie tlače.  

5. Zariadenie už nepodporuje moderné pracovné postupy

Firemná tlačiareň dnes nie je iba zariadenie na prenesenie textu na papier. V mnohých firmách slúži ako vstupný bod pre digitalizáciu dokumentov.

Zamestnanci potrebujú skenovať do e-mailu, sieťového priečinka alebo cloudu, vytvárať prehľadávateľné PDF, používať adresáre, autentifikáciu a bezpečné uvoľnenie tlače. Ak staršie zariadenie tieto funkcie nepodporuje alebo ich používanie vyžaduje komplikované obchádzky, spomaľuje každodennú prácu.

Dôležitá je aj kompatibilita so súčasnými systémami. Zmeny na strane cloudových a e-mailových služieb môžu spôsobiť, že staršie zariadenie už nebude podporovať požadovaný spôsob autentifikácie. Ricoh napríklad upozorňuje na prechod Exchange Online od základnej autentifikácie pri odosielaní e-mailov k OAuth 2.0, čo môže ovplyvniť funkciu skenovania do e-mailu na nepodporovaných zariadeniach.

Ak musí zamestnanec dokument najskôr naskenovať na USB, preniesť ho do počítača, premenovať a až potom odoslať, tlačiareň síce technicky funguje, ale už nezodpovedá súčasným potrebám firmy.

V takom prípade nemusí byť hlavnou otázkou cena opravy. Dôležitejšie je, koľko času firma stráca pri každom dokumente.

6. Tlačiareň prestáva byť bezpečnostne udržateľná

Multifunkčná tlačiareň je sieťové zariadenie s vlastným firmvérom, pamäťou a často aj interným úložiskom. Preto potrebuje podobnú pozornosť ako ostatná firemná technika.

Ricoh odporúča používať najnovší dostupný softvér a firmvér, pretože aktualizácie a bezpečnostné opravy riešia zistené zraniteľnosti. Zároveň upozorňuje, že kompromitovaný firmvér môže byť zneužitý ako cesta do firemnej siete alebo na poškodenie samotného zariadenia.

Ak sa pre starý model už nedajú získať aktuálne ovládače, kompatibilný firmvér alebo bezpečnostné opravy, vzniká problém aj vtedy, keď tlačiareň stále tlačí.

Staršie zariadenie môže mať obmedzenú podporu šifrovanej komunikácie, slabšie možnosti autentifikácie používateľov alebo nemusí byť kompatibilné s novšími operačnými systémami a bezpečnostnými pravidlami firmy.

Koniec podpory určitého softvéru alebo platformy môže byť reálnym dôvodom na zmenu zariadenia či konfigurácie. Ricoh pri ukončení podpory vybraných softvérových riešení odporučil dotknuté produkty nahradiť alebo upraviť systém, aby sa obmedzili možné bezpečnostné riziká.

Ak firemné IT musí kvôli jednej tlačiarni udržiavať starý ovládač, výnimku vo firewalle alebo nezabezpečený protokol, zariadenie už pravdepodobne vytvára viac rizika než úžitku.

7. Celkové náklady už nedávajú ekonomický zmysel

Najdôležitejší signál nemusí byť technický. Tlačiareň môže stále fungovať, no jej prevádzka už nemusí byť ekonomická.

Do skutočných nákladov nepatrí iba toner a servisná faktúra. Firma by mala započítať aj:

• náhradné diely,
• častejšie výjazdy technika,
• opakované výtlačky pre zlú kvalitu,
• čas zamestnancov pri zaseknutiach a reštartoch,
• výpadky skenovania,
• čas IT oddelenia,
• vyššiu spotrebu energie,
• náklady na udržiavanie zastaraných ovládačov,
• riziko nedostupnosti dielov a podpory.

Práve tu firmy často robia chybu. Vidia cenu jednej opravy a porovnávajú ju s cenou nového zariadenia. Správne by však mali porovnávať celkové náklady ďalšej prevádzky počas najbližších rokov s nákladmi na náhradu.

Novšie zariadenie nemusí byť automaticky lacnejšie iba preto, že je nové. Úspora vzniká až vtedy, keď má vhodnejšiu kapacitu, nižšie náklady na stranu, stabilný servis, dostupné diely a funkcie, ktoré firma skutočne využije.

Rovnako nemusí byť nutné kupovať úplne nové zariadenie. Profesionálne repasovaná multifunkčná tlačiareň môže byť rozumným riešením, ak prešla diagnostikou, výmenou opotrebovaných dielov a má zabezpečený servis. Ricoh sám pracuje s opätovným použitím a repasovaním zariadení a komponentov ako súčasťou svojich programov obehového hospodárstva.

Znamená jeden z týchto signálov, že treba tlačiareň okamžite vymeniť?

Nie.

Jeden problém môže byť spôsobený tonerom, papierom, nesprávnym nastavením alebo jedným opotrebovaným dielom. V takom prípade je oprava logická a ekonomická.

O výmene má zmysel uvažovať vtedy, keď sa kombinuje viacero problémov:

• poruchy sa pravidelne vracajú,
• kvalita tlače je nestabilná,
• servisné náklady rastú,
• zariadenie nezvláda aktuálny objem,
• nepodporuje potrebné funkcie,
• chýbajú aktualizácie alebo kompatibilita,
• prestoje ovplyvňujú prácu viacerých ľudí.

Rozhodnutie by preto malo nasledovať až po diagnostike a ekonomickom porovnaní.

Opraviť alebo vymeniť firemnú tlačiareň?

Oprava dáva zmysel najmä vtedy, keď má zariadenie stále dostupné diely, porucha je jasne identifikovaná a po oprave možno očakávať ďalšiu stabilnú prevádzku.

Výmena je rozumnejšia, keď servis rieši iba ďalší zo série problémov, zariadenie je kapacitne nevyhovujúce alebo jeho prevádzka vyžaduje technické kompromisy.

Pri rozhodovaní nepoužívajte iba vek tlačiarne. Päťročné profesionálne zariadenie s pravidelným servisom môže byť v lepšom stave než dvojročná tlačiareň dlhodobo prevádzkovaná nad odporúčaným objemom.

Najlepším ukazovateľom je kombinácia počítadla výtlačkov, histórie servisu, stavu hlavných komponentov, dostupnosti podpory a aktuálnych potrieb firmy.

Ako predĺžiť životnosť firemnej tlačiarne

Životnosť zariadenia výrazne ovplyvňuje spôsob prevádzky. Pomáha používanie vhodného a správne skladovaného papiera, pravidelné čistenie, včasná výmena servisných dielov a prevádzka v rámci odporúčaného mesačného objemu.

Dôležité je neignorovať hlásenia o potrebe výmeny servisných súprav. Ricoh vo svojich návodoch upozorňuje, že pri hlásení o servisnej súprave môže byť potrebná výmena fotovodivej alebo fixačnej časti. Opotrebovaná či poškodená fixačná jednotka môže byť priamou príčinou problémov s tlačou.

Pravidelný monitoring navyše umožňuje odhaliť blížiaci sa koniec životnosti dielov skôr, než zariadenie úplne prestane fungovať.

Nečakajte, kým tlačiareň zastaví celú kanceláriu

Firemná tlačiareň nemusí byť úplne nefunkčná, aby bola zrelá na výmenu. Často stačí, že je nespoľahlivá, drahá na prevádzku alebo už nezodpovedá tomu, ako firma pracuje.

Najdrahšia tlačiareň nemusí byť tá, ktorú kúpite. Môže to byť zariadenie, ktoré každý týždeň zdržiava zamestnancov, potrebuje ďalšiu opravu a vytvára problémy, na ktoré si už všetci zvykli.

Ak sa vo vašej firme objavuje viacero uvedených signálov, správnym prvým krokom nie je automatická kúpa nového zariadenia. Je ním odborná diagnostika a porovnanie troch možností: opravy, výmeny za profesionálne repasované zariadenie alebo prechodu na prenájom tlačiarne so servisom.

Copy Office vám pomôže posúdiť technický stav zariadenia, reálne náklady na jeho ďalšiu prevádzku a vybrať riešenie, ktoré bude zodpovedať objemu tlače aj potrebám vašej firmy.

Najčastejšie otázky

Ako dlho vydrží firemná tlačiareň?

Neexistuje jedno číslo platné pre všetky zariadenia. Rozhoduje typ tlačiarne, počet výtlačkov, odporúčaný mesačný objem, kvalita údržby a stav hlavných dielov. Profesionálne zariadenie prevádzkované v primeranom zaťažení môže slúžiť dlhšie než menšia tlačiareň pravidelne používaná nad svojimi možnosťami.

Kedy sa už oprava tlačiarne neoplatí?

Najmä vtedy, keď sa poruchy vracajú, treba meniť viac drahých komponentov, zariadenie nemá potrebnú softvérovú podporu alebo prestoje stoja firmu viac než samotná oprava.

Je časté zasekávanie papiera znakom konca životnosti?

Môže byť, ale nemusí. Najskôr treba vylúčiť nesprávny papier, vlhkosť, zlé vloženie a nečistoty. Ak sa zasekávanie vracia aj po kontrole a servise, príčinou môže byť opotrebovaný podávací mechanizmus.

Oplatí sa vymeniť starú tlačiareň za repasovanú?

Áno, ak repasované zariadenie pochádza od odborného dodávateľa, prešlo diagnostikou, má vymenené opotrebované diely a zabezpečený servis. Cena môže byť nižšia než pri novom zariadení bez toho, aby firma musela prejsť na slabý spotrebiteľský model.

Je výhodnejšia kúpa alebo prenájom novej tlačiarne?

Záleží od objemu tlače, požadovanej flexibility a toho, či chce firma riešiť servis a spotrebný materiál sama. Prenájom môže byť vhodný pre firmy, ktoré požadujú predvídateľné náklady, servisné zabezpečenie a minimálnu vstupnú investíciu.

Zaujali Vás naše myšlienky?

Pozrite sa na ponuku tlačiarenských zariadení.