Pandémia nám pokračuje celosvetovo vo veľkom štýle a v záujme zachovania chodu firmy väčšina spoločností pristupuje k stálemu home officu, alebo aspoň čiastočnému.  Jedná sa o logický postup pre zachovanie bezpečnosti zamestnancov a chodu firmy. S minimalizovaním styku pracovného kolektívu sa zvyšuje šanca zabrániť výpadku väčšieho množstva kolegov. Spoločnosť je touto formou v bezpečí. Ale sú v bezpečí aj firemné dáta, ktoré si medzi sebou zamestnanci posielajú v online svete?

Ako pracovať z domu a zachovať si bezpečnosť a prehľad.

Základným riešením je spoľahlivý notebook s potrebnou špecifikáciou na výkon stanovených procesov zamestnanca. Samozrejmosťou je kvalitná ochrana proti vírusom. Okrem internetového pripojenia zohrávajú výraznú pozíciu aj komunikačné aplikácie, cez ktoré si zamestnanci odovzdávajú firemné údaje. Najvyužívanejším a veľmi obľúbeným nástrojom je Microsoft Teams. Microsoft Teams vám umožní využívať chat s kolegami, uskutočňovať video schôdzky alebo zdieľať svoju obrazovku.

Mimo základného komunikačného nástroja je ale veľmi potrebné aj zdieľanie dokumentov v pracovnej skupine. Na tieto účely je vhodný Microsoft Sharepoint, alebo Onedrive.

Tieto dva nástroje umožňujú zdieľanie dokumentov ako aj súčasnú prácu viacerých užívateľov. Vaši zamestnanci si už nemusia súbory preposielať znovu a znovu alebo hľadať poslednú verziu. Dokument je uložený na jednom mieste a všetci pracujú stále s tým istým dokumentom. K dispozícii je možnosť vrátiť sa v rámci uložených verzií, prijímať alebo odmietať zmeny, online chat počas práce v dokumente a mnoho ďalšieho.

Najlepšiu bezpečnosť firemným dokumentov dokážete zabezpečiť pomocou nástroja Microsoft Azure, ktorý predstavuje prostredie s vysokou bezpečnosťou. Všetky spomínané  nástroje spája produkt Microsoft Office 365.

V tomto bode máme vyriešenú jednoduchú a bezpečnú komunikáciu so všetkými kolegami. Aby sme ale dokázali čo najviac uľahčiť a sprehľadniť podkladové dokumenty pre projekty, silným nástrojom je napr. Fine Reader Server (OCR dokumentov, managemant dokumentov – automatické zatrieďovanie prostredníctvom čiarových alebo QR kódov). Už v priebehu pár minút jediný zamestnanec v kancelárii dokáže za pomoci multifunkčného zariadenia naskenovať a uložiť dokumenty do vopred určených priečinkov servera, kde následne všetci kolegovia sú v nich schopní fulltextovo vyhľadávať a veľmi jednoducho sa orientovať. Aj keď sa jedná o rozsiahlu projektovú dokumentáciu, s pomocou tohto nástroja dokáže sa každý z tímu v nej jednoducho orientovať a nájsť potrebné dáta.

Zaujali Vás naše myšlienky?

Pozrite sa na ponuku tlačiarenských zariadení.

Farebné zariadenia

Čiernobiele zariadenia

EKO farebné kopírky

EKO čiernobiele kopírky