Na stole máte dve ponuky na prenájom firemnej tlačiarne. Prvá má nižší mesačný poplatok, druhá lacnejšiu cenu za vytlačenú stranu. Ktorá je výhodnejšia?

Bez podrobného rozpisu nákladov to nezistíte.

Rozdiely medzi ponukami sa často ukrývajú v minimálnom mesačnom odbere, cene servisu, dodávkach tonerov, reakčnom čase technika alebo v podmienkach ukončenia zmluvy. Ponuka, ktorá vyzerá lacnejšie v tabuľke, môže firmu počas niekoľkých rokov stáť viac.

Pri porovnaní preto skontrolujte nasledujúcich 12 položiek.

1. Pevný mesačný poplatok za zariadenie

Najskôr oddeľte cenu za samotné zariadenie od ceny za jeho prevádzku. Mesačný poplatok môže zahŕňať iba prenájom tlačiarne alebo aj servis, softvér, monitoring a ďalšie služby.

V ponuke si označte:

• mesačnú splátku za zariadenie,
• poplatky za doplnkové vybavenie,
• licencie za softvér,
• pravidelné servisné poplatky,
• ceny bez DPH a s DPH.

Skontrolujte tiež, či sa mesačná platba počas trvania zmluvy nemení. Niektoré zmluvy umožňujú dodávateľovi upravovať cenu podľa inflácie alebo rastu cien materiálov.

Samotná výška mesačnej splátky preto nestačí na posúdenie ponuky.

2. Cena čiernobielej a farebnej strany

Dodávatelia zvyčajne účtujú každú vytlačenú alebo skopírovanú stranu. Cena sa označuje aj ako cena za klik.

Čiernobiela a farebná strana majú rozdielnu cenu. Porovnávajte ich samostatne a podľa reálneho pomeru tlače vo vašej firme.

Príklad:

• 3 000 čiernobielych strán × 0,008 € = 24 €,
• 300 farebných strán × 0,040 € = 12 €.

Mesačné náklady na vytlačené strany predstavujú 36 € bez DPH. K tejto sume musíte pripočítať prenájom a prípadné ďalšie poplatky.

Overte si aj spôsob účtovania:

• Počíta sa obojstranný dokument ako jedna alebo dve strany?
• Počíta sa strana A3 ako jedna, alebo ako dve strany A4?
• Účtuje sa skenovanie?
• Zaplatíte za chybnú alebo skúšobnú tlač?
• Rozlišuje zariadenie farebnú a čiernobielu stranu správne?

Pri väčšom objeme tlače môže rozdiel niekoľkých desatín centa predstavovať stovky eur za celé obdobie prenájmu.

3. Minimálny mesačný odber

Nízka cena za stranu môže byť podmienená minimálnym počtom výtlačkov. Zaplatíte ho aj v mesiaci, keď tlačiareň využijete menej.

Pred podpisom zmluvy si zistite:

• koľko strán zahŕňa minimálny odber,
• či sa čiernobiele a farebné strany počítajú osobitne,
• či sa nevyužité strany prenášajú do ďalšieho mesiaca,
• koľko stojí tlač nad dohodnutý limit.

Minimálny odber môže vyhovovať firme so stabilnou prevádzkou. Pri sezónnom podnikaní alebo kolísavom objeme tlače môže zbytočne zvyšovať náklady.

Ponuku preto prepočítajte pre slabý, bežný aj silný mesiac.

4. Tonery a ostatný spotrebný materiál

Veta „toner je v cene“ ešte neznamená, že dodávateľ hradí všetok spotrebný materiál.

Overte si, či cena za stranu zahŕňa:

• čierne a farebné tonery,
• obrazové valce,
• developery a fixačné jednotky,
• odpadové nádoby,
• dopravné náklady,
• prácu spojenú s výmenou dielov.

Skontrolujte tiež podmienky pre tlač s vysokým pokrytím strany. Pri kancelárskych dokumentoch tvorí toner len malú časť plochy. Fotografie, katalógy a celofarebné prezentácie ho spotrebujú viac. Zmluva môže pre takúto tlač obsahovať osobitné podmienky.

5. Servis, práca technika a náhradné diely

Porucha tlačiarne nevytvára iba náklad na opravu. Zamestnanci čakajú, presúvajú sa k inému zariadeniu alebo nemôžu dokončiť faktúry, zmluvy a expedičné dokumenty.

Zistite preto, čo servisná časť ponuky zahŕňa:

• diagnostiku,
• prácu technika,
• dopravu technika,
• pravidelnú údržbu,
• náhradné diely,
• vzdialenú technickú podporu.

Pozor na formulácie ako „servis v cene“ bez vymedzenia konkrétnych služieb. Dodávateľ môže zahrnúť prácu technika, ale osobitne účtovať dopravu alebo diely.

Vyžiadajte si zoznam položiek, ktoré zmluva nepokrýva. Práve v ňom sa často ukáže skutočný rozdiel medzi ponukami.

6. Reakčný čas a čas odstránenia poruchy

Reakčný čas neznamená automaticky opravu zariadenia.

Dodávateľ môže na požiadavku reagovať do štyroch hodín, ale technika poslať nasledujúci pracovný deň. V zmluve preto rozlišujte:

• čas potvrdenia servisnej požiadavky,
• čas príchodu technika,
• predpokladaný čas opravy,
• pracovné hodiny servisného strediska.

Pýtajte sa aj na servis počas sviatkov, firemných uzávierok alebo mimo bežného pracovného času.

Copy Office pri svojej servisno-materiálovej zmluve uvádza servisný zásah najneskôr do 10 pracovných hodín od nahlásenia poruchy. Pri každej konkrétnej ponuke si však skontrolujte lehotu uvedenú priamo v zmluve.

7. Náhradné zariadenie počas opravy

Pri menšej oprave môže technik obnoviť prevádzku na mieste. Závažnejšia porucha si môže vyžiadať odvoz zariadenia alebo objednanie dielu.

Ponuka by mala odpovedať na tieto otázky:

• Kedy vzniká nárok na náhradnú tlačiareň?
• Za aký čas ju dodávateľ poskytne?
• Bude mať podobné funkcie a výkon?
• Kto zaplatí dopravu a inštaláciu?
• Zahŕňa služba aj nastavenie náhradného zariadenia v sieti?

Náhradná stolová tlačiareň nepomôže kancelárii, ktorá potrebuje formát A3, automatické skenovanie alebo dokončovacie funkcie. Zmluva by preto mala hovoriť o primeranom náhradnom zariadení, nie iba o ľubovoľnej tlačiarni.

8. Inštalácia, konfigurácia a zaškolenie

Dodávka tlačiarne k dverám firmy predstavuje iba prvú časť nasadenia. Zariadenie treba pripojiť do siete, nainštalovať ovládače, nastaviť skenovanie, adresár a prístupové práva.

Zistite, či cena zahŕňa:

• dopravu a umiestnenie zariadenia,
• základnú sieťovú konfiguráciu,
• inštaláciu ovládačov,
• nastavenie skenovania do e-mailu alebo priečinka,
• zaškolenie používateľov,
• odvoz obalov a pôvodného zariadenia.

Ak firma používa macOS, Linux, cloudové úložisko alebo oddelené sieťové segmenty, oznámte to dodávateľovi pred vypracovaním ponuky. Dodatočná konfigurácia môže byť spoplatnená.

9. Online monitoring a automatické dopĺňanie tonerov

Vzdialený monitoring môže sledovať stav počítadiel, množstvo tonera a technické hlásenia zariadenia. Dodávateľ vďaka tomu odošle toner skôr, než sa pôvodný minie, alebo identifikuje poruchu bez telefonátu používateľa.

Pri porovnaní ponúk si overte:

• ktoré údaje systém odosiela,
• či monitoring zahŕňa obsah dokumentov,
• ako dodávateľ zabezpečuje prenos dát,
• kto má k údajom prístup,
• či firma potrebuje upraviť firewall alebo sieťové pravidlá.

Zistite tiež, či dodávateľ toner iba automaticky odošle, alebo sleduje aj jeho reálnu spotrebu. Firma nepotrebuje sklad plný náhradných náplní, no zároveň nesmie zostať bez tonera počas uzávierky.

10. Dĺžka zmluvy a možnosť zmeniť zariadenie

Ponuka na 60 mesiacov môže mať nižšiu splátku než ponuka na 36 mesiacov. Dlhšia zmluva však obmedzí firmu pri sťahovaní, zmene počtu zamestnancov alebo poklese tlače.

Skontrolujte:

• presnú dĺžku nájmu,
• automatické predĺženie zmluvy,
• výpovednú lehotu,
• možnosť zmeniť zariadenie,
• podmienky presunu na inú pobočku,
• sankcie za predčasné ukončenie.

Zmluva by mala riešiť aj rast firmy. Tlačiareň vhodná pre desať ľudí nemusí o dva roky zvládať prevádzku päťdesiatich zamestnancov.

11. Podmienky po skončení prenájmu

Pri prenájme zariadenie spravidla zostáva vo vlastníctve dodávateľa. Po skončení zmluvy ho firma vráti, vymení alebo sa dohodne na ďalšom postupe.

Pred podpisom potrebujete vedieť:

• kto zabezpečí odvoz,
• kto uhradí dopravu,
• aký stav zariadenia sa považuje za primerané opotrebovanie,
• či môžete zariadenie odkúpiť,
• ako dodávateľ vymaže uložené údaje,
• čo sa stane s nespotrebovanými tonermi.

Nespoliehajte sa na ústny prísľub odkúpenia. Ak je táto možnosť pre firmu dôležitá, dodávateľ ju musí uviesť v zmluve spolu so spôsobom určenia ceny.

12. Celkové náklady počas trvania zmluvy

Až posledný krok ukáže, ktorá ponuka stojí menej.

Pre každú ponuku vypočítajte:

Celkové mesačné náklady = mesačný prenájom + čiernobiele strany + farebné strany + servisné a softvérové poplatky + ostatné náklady

Následne mesačnú sumu vynásobte počtom mesiacov. Pripočítajte jednorazovú inštaláciu, dopravu, poplatky za ukončenie a predpokladané zvýšenie cien.

Ilustračný príklad

Firma mesačne vytlačí 2 000 čiernobielych a 200 farebných strán.

Položka	Ponuka A	Ponuka B
Prenájom zariadenia	49 €	29 €
Čiernobiela tlač	16 €	12 €
Farebná tlač	8 €	7 €
Samostatný servisný poplatok	0 €	24 €
Doprava tonerov	0 €	8 €
Mesačne spolu	73 €	80 €

Ponuka B má nižšiu cenu zariadenia aj vytlačenej strany. Po započítaní servisu a dopravy však firma zaplatí viac.

Ide o ilustračný výpočet. Vlastné ponuky prepočítajte podľa skutočného objemu tlače a zmluvných podmienok.

Porovnávacia tabuľka ponúk

Pred rozhodnutím si vyžiadajte údaje v rovnakej štruktúre:

Kontrolovaná položka	Ponuka A	Ponuka B
Mesačný prenájom
Cena čiernobielej strany
Cena farebnej strany
Minimálny mesačný odber
Tonery v cene
Diely a servis v cene
Doprava technika v cene
Garantovaný servisný čas
Náhradné zariadenie
Inštalácia a zaškolenie
Online monitoring
Dĺžka a ukončenie zmluvy
Celkové náklady za zmluvu

Ak dodávateľ niektorú položku neuviedol, požiadajte ho o písomné doplnenie. Neúplnú ponuku nemožno spoľahlivo porovnať.

Najlacnejšia ponuka nemusí priniesť najnižšie náklady

Dobrá ponuka na prenájom tlačiarne spája primeranú cenu zariadenia, predvídateľné prevádzkové náklady a servis, ktorý obmedzí prestoje.

Pri rozhodovaní pracujte s vlastnými údajmi:

• • počet čiernobielych a farebných strán,
  • počet používateľov,

• požadované formáty a funkcie,
• náklady na súčasný servis,
• počet a dĺžka výpadkov.

Až potom porovnávajte ceny.

Nechajte si ponuky prepočítať na rovnakom základe

Máte ponuku na prenájom tlačiarne alebo faktúry za súčasnú prevádzku? Copy Office vám pomôže vypočítať cenu jednej strany, skontrolovať servisné podmienky a navrhnúť zariadenie podľa reálneho využitia.

Pošlite nám ponuku na nezáväzné porovnanie

 

Časté otázky o prenájme tlačiarne

Zahŕňa prenájom tlačiarne automaticky aj toner? +

Nie vždy. Rozsah služieb určuje konkrétna zmluva. Overte si, či cena zahŕňa toner, dopravu, výmenu spotrebných dielov a servisnú prácu.

Je dôležitejšia mesačná splátka alebo cena za stranu? +

Záleží na objeme tlače. Pri nízkom objeme má väčší vplyv mesačná splátka. Pri tisícoch strán rozhoduje aj malý rozdiel v cene za stranu. Porovnávajte celkové náklady vrátane servisu, tonerov a ďalších poplatkov.

Čo znamená minimálny mesačný odber? +

Minimálny mesačný odber určuje počet strán alebo sumu, ktorú firma zaplatí aj vtedy, keď tlačiareň využije menej. Pred podpisom zmluvy si overte, či sa nevyužité strany prenášajú do ďalšieho obdobia.

Aký je rozdiel medzi reakčným časom servisu a časom opravy? +

Reakčný čas určuje, dokedy dodávateľ potvrdí alebo začne riešiť požiadavku. Čas opravy hovorí, dokedy technik obnoví prevádzku zariadenia. Ponuka by mala uvádzať oba údaje a podmienky poskytnutia náhradnej tlačiarne.

Aké údaje potrebuje dodávateľ na presnú kalkuláciu? +

Dodávateľ potrebuje mesačný počet čiernobielych a farebných strán, počet používateľov, požadovaný formát, spôsob skenovania a potrebné dokončovacie funkcie. Pomôžu aj faktúry za tonery a servis za posledných 6 až 12 mesiacov.

Dá sa prenajatá tlačiareň po skončení zmluvy odkúpiť? +

Závisí to od zmluvy a dodávateľa. Možnosť odkúpenia, spôsob stanovenia ceny aj vlastníctvo zariadenia si potvrďte pred podpisom. Na ústny prísľub odkúpenia sa nespoliehajte.

 

 

Zaujali Vás naše myšlienky?

Pozrite sa na ponuku tlačiarenských zariadení.