Keď malá firma vyberá tlačiareň, často rieši nesprávnu otázku: „Ktorý model je najlacnejší?“

Lepšia otázka znie: Akú tlačiareň potrebujeme, aby nám každý deň nezdržiavala prácu, nepredražovala tlač a zvládla bežnú firemnú prevádzku bez zbytočných problémov?

Pre firmu do 10 zamestnancov nemusí byť tlačiareň obrovské zariadenie ako vo veľkej korporácii. Zároveň však nestačí ani najlacnejšia domáca tlačiareň z obchodu. Malá firma potrebuje niečo medzi tým: spoľahlivé, rozumne výkonné a ekonomické riešenie, ktoré zvládne tlač, skenovanie, kopírovanie a ideálne aj jednoduché digitálne spracovanie dokumentov.

Moderné multifunkčné zariadenia dokážu v malej kancelárii ušetriť miesto, pretože spájajú tlačiareň, skener, kopírku a často aj ďalšie funkcie v jednom zariadení. Práve preto sú pre malé firmy často praktickejšou voľbou než samostatná tlačiareň bez skenera.

 

Prečo malá firma potrebuje inú tlačiareň ako domácnosť?

Domáca tlačiareň je určená na občasnú tlač. Pár strán mesačne, školský projekt, faktúra, formulár. Vo firme je však tlačiareň súčasťou pracovného dňa. Používajú ju viacerí ľudia, tlačia sa zmluvy, faktúry, cenové ponuky, dodacie listy, interné dokumenty alebo podklady pre klientov.

A tu vzniká rozdiel. Domáca tlačiareň môže byť lacná pri kúpe, ale drahá v prevádzke. Malá náplň, pomalá tlač, časté výmeny tonerov alebo atramentov a slabšia odolnosť pri vyššom zaťažení znamenajú, že firma síce ušetrí pri nákupe, ale dlhodobo preplatí na prevádzke.

Pri firemnej tlačiarni preto treba pozerať hlavne na celkové náklady na tlač, nie iba na cenu zariadenia.

 

Najdôležitejšia otázka: koľko mesačne tlačíte?

Pred výberom tlačiarne si firma musí úprimne odpovedať, koľko reálne tlačí. Nie odhadom typu „asi málo“, ale prakticky: koľko faktúr, zmlúv, ponúk, dodacích listov alebo interných dokumentov prejde cez tlačiareň za mesiac.

Ak tlačíte len pár desiatok strán mesačne, stačí jednoduchšie riešenie. Ak však denne tlačí viac ľudí, potrebujete zariadenie s vyššou kapacitou, rýchlejšou tlačou, väčším zásobníkom papiera a lacnejšou prevádzkou na jednu stranu.

Veľa malých firiem urobí chybu v tom, že si kúpi tlačiareň podľa dnešnej potreby, nie podľa reality najbližších rokov. Ak firma rastie, pribúdajú zákazky, faktúry a dokumenty. Tlačiareň, ktorá dnes „nejako stačí“, môže byť o pár mesiacov zdrojom zdržania.

 

Laserová alebo atramentová tlačiareň do malej firmy?

Pre väčšinu malých firiem je vhodnejšia laserová tlačiareň alebo laserové multifunkčné zariadenie. Dôvod je jednoduchý: firmy najčastejšie tlačia textové dokumenty, faktúry, zmluvy, cenové ponuky a interné podklady. Pri častej textovej tlači býva laserová tlač rýchlejšia a ekonomickejšia na prevádzku než atramentová.

Atramentová tlačiareň môže dávať zmysel vtedy, keď firma často tlačí fotografie, grafiku alebo vizuálne materiály vo vysokej kvalite. To však nie je bežná potreba väčšiny malých kancelárií.

Ak teda máte účtovnú firmu, realitnú kanceláriu, servisnú firmu, advokátsku kanceláriu, obchodné zastúpenie alebo menšiu administratívnu prevádzku, pravdepodobne vám bude viac vyhovovať laserové multifunkčné zariadenie.

 

Čiernobiela alebo farebná tlač?

Toto je bod, kde sa veľa firiem zbytočne nechá zlákať. Farebná tlač vyzerá dobre, ale ak ju reálne nepotrebujete, môže vám zbytočne zvyšovať náklady.

Pre malú firmu je dobré položiť si otázku: Potrebujeme tlačiť farebne každý týždeň, alebo len občas?

Ak tlačíte hlavne faktúry, zmluvy, objednávky, interné dokumenty a bežnú administratívu, čiernobiela tlač úplne stačí. Ak však pripravujete obchodné ponuky pre klientov, marketingové materiály, grafické podklady alebo prezentácie, farebné zariadenie môže mať zmysel.

Dôležité je nenechať farebnú tlač bez kontroly. Vo firme sa veľmi rýchlo stane, že zamestnanci tlačia farebne aj dokumenty, kde to nemá žiadny prínos. Preto je vhodné nastaviť predvolenú čiernobielu tlač a farebnú ponechať len tam, kde je skutočne potrebná.

 

Multifunkčné zariadenie je pre malú firmu často najlepšia voľba

Malá firma nepotrebuje tri zariadenia. Nepotrebuje zvlášť tlačiareň, zvlášť skener a zvlášť kopírku. Potrebuje jedno spoľahlivé zariadenie, ktoré zvládne všetko bežné.

Preto je pre firmu do 10 zamestnancov často najpraktickejšia voľba multifunkčná tlačiareň. Umožní tlačiť, kopírovať, skenovať dokumenty do e-mailu, ukladať ich do priečinka alebo ich posielať ďalej v digitálnej forme. Vzhľadom na „multitasking“ vedia multifunkčné zariadenia tlači a skenovať súčasne. (ak to má zmysel doplniť, zakomponujte kde je to najvhodnejšie)

Moderné multifunkčné tlačiarne Ricoh podporujú aj prepojenie s cloudovými službami a digitálnymi pracovnými postupmi, čo firmám pomáha znižovať náklady a zjednodušiť prácu s dokumentmi.

Pre malú firmu je to dôležité hlavne preto, že ľudia nechcú tráviť čas pri zariadení. Chcú rýchlo naskenovať zmluvu, poslať faktúru, vytlačiť dokument a pokračovať v práci.

 

Rýchlosť tlače je dôležitá, ale netreba ju preceňovať

Pri výbere tlačiarne sa často pozerá na rýchlosť tlače. Áno, je dôležitá. Ale pre malú firmu nie je vždy rozhodujúce, či zariadenie vytlačí 25 alebo 35 strán za minútu.

Dôležitejšie je, aby bola tlačiareň spoľahlivá, mala rozumnú kapacitu papiera, jednoduché ovládanie a nízke náklady na prevádzku. Ak tlačíte občasné dokumenty, extrémna rýchlosť vám veľa neprinesie. Ak však tlačíte väčšie zmluvy, viacstranové ponuky alebo účtovné podklady, pomalé zariadenie bude časom prekážať.

Najlepšie riešenie je vybrať tlačiareň podľa reálneho objemu tlače, nie podľa najvyššieho čísla  v technických parametroch.

 

A4 alebo A3 tlačiareň?

Väčšina malých firiem si vystačí s formátom A4. Faktúry, zmluvy, objednávky, cenové ponuky a bežné dokumenty sú takmer vždy v A4.

A3 zariadenie má zmysel vtedy, ak tlačíte technické výkresy, väčšie tabuľky, návrhy, grafické podklady, pôdorysy alebo marketingové materiály. Ak nič z toho nerobíte, A3 zariadenie môže byť zbytočne väčšie a drahšie.

Tu platí jednoduché pravidlo: nekupujte funkciu, ktorú nebudete pravidelne používať. Pri malej firme je dôležité držať náklady rozumne a neplatiť za výkon, ktorý neprináša reálnu hodnotu.

 

Wi-Fi, sieťová tlač a tlač z mobilu

Tlačiareň v malej firme by dnes mala byť pripravená na prácu viacerých používateľov. To znamená, že by nemala byť napojená len na jeden počítač cez kábel.

Dôležitá je sieťová tlač, ideálne možnosť pripojenia cez firemnú sieť, Wi-Fi alebo mobilné zariadenia. Ak tlačiareň používa viac ľudí, každý by mal vedieť tlačiť jednoducho zo svojho notebooku alebo pracovného miesta.

Tlač z mobilu alebo tabletu nie je najdôležitejšia funkcia pre každú firmu, ale môže byť veľmi praktická. Najmä ak máte obchodníkov, technikov alebo ľudí, ktorí často pracujú mimo kancelárie.

 

Skenovanie je často dôležitejšie, než si firma myslí

Veľa firiem sa pri výbere sústredí na tlač, ale zabudne na skenovanie. Pritom práve skenovanie často šetrí najviac času.

Dobré multifunkčné zariadenie by malo umožniť jednoduché skenovanie do e-mailu, do priečinka, prípadne do cloudu. Ak každý naskenovaný dokument musí zamestnanec ešte manuálne ukladať, premenúvať a posielať, firma stráca čas.

Pre malú firmu je ideálne, ak vie zamestnanec dokument položiť do podávača, zvoliť príjemcu alebo cieľový priečinok a odoslať ho za pár sekúnd. To je rozdiel medzi tlačiarňou ako „nutným zariadením“ a tlačiarňou ako nástrojom, ktorý reálne zrýchľuje prácu.

 

Bezpečnosť tlače netreba riešiť až vo veľkej firme

Malé firmy často podceňujú bezpečnosť. Myslia si, že kybernetická bezpečnosť sa týka len bánk, poisťovní alebo veľkých korporácií. Lenže aj malá firma tlačí a skenuje citlivé dokumenty: zmluvy, faktúry, osobné údaje, mzdové podklady alebo interné dokumenty.

Preto je dobré myslieť aj na funkcie ako prihlásenie používateľa, bezpečná tlač cez PIN alebo kartu, šifrovaná komunikácia a kontrola prístupov. Ricoh pri multifunkčných zariadeniach zdôrazňuje pokročilé bezpečnostné funkcie na ochranu citlivých údajov a podporu moderného digitálneho pracovného priestoru.

Nie každá malá firma potrebuje najvyššiu úroveň zabezpečenia. Ale každá firma by mala zabrániť tomu, aby citlivé dokumenty ležali bez kontroly vo výstupnom zásobníku.

 

Čo je pri výbere tlačiarne dôležité?

Pri malej firme sú najdôležitejšie tieto veci: nízke náklady na jednu vytlačenú stranu, spoľahlivosť, jednoduché ovládanie, kvalitné skenovanie, sieťové pripojenie, dostupný servis a možnosť kontroly tlače.

To sú parametre, ktoré majú reálny vplyv na každodennú prácu. Ak tlačiareň funguje, nikto ju nerieši. Ak nefunguje, zdržuje celú firmu.

Preto je dobré vybrať zariadenie, ktoré nebude len „lacné na kúpu“, ale bude lacné a pohodlné na prevádzku.

 

Čo je menej dôležité?

Menej dôležité sú parametre, ktoré dobre vyzerajú v technickom popise, ale v bežnej malej firme nemusia priniesť veľký úžitok.

Napríklad extrémne vysoká rýchlosť tlače, ak tlačíte len pár dokumentov denne. A3 formát, ak pracujete iba s bežnými dokumentmi. Farebná tlač, ak ju využijete raz za mesiac. Alebo množstvo pokročilých funkcií, ktoré nikto vo firme nebude používať.

Najväčšia chyba je kúpiť príliš slabé zariadenie. Druhá najväčšia chyba je kúpiť zbytočne drahé zariadenie s funkciami, ktoré firma nepotrebuje.

 

Kúpiť alebo prenajať tlačiareň do malej firmy?

Ak firma tlačí málo a má jednoduché potreby, kúpa zariadenia môže byť v poriadku. Len treba počítať s tým, že servis, toner, náhradné diely a prípadné poruchy rieši firma sama.

Ak však chcete mať náklady pod kontrolou, nechcete riešiť tonery, servis ani nečakané opravy, prenájom tlačiarne môže byť rozumnejšia voľba. Pri prenájme býva výhodou minimálna vstupná investícia, pravidelné a predvídateľné mesačné platby, servis, údržba, spotrebný materiál v cene a často aj monitoring zariadenia.

Pre malú firmu je to praktické hlavne preto, že nemusí viazať peniaze v technike a nemusí strácať čas prevádzkou zariadenia. Tlačiareň jednoducho funguje a firma sa venuje svojej práci.

 

Najčastejšie otázky pri výbere tlačiarne do malej firmy

Aká tlačiareň je najlepšia do malej firmy?

Najlepšia tlačiareň do malej firmy je taká, ktorá zodpovedá reálnemu objemu tlače, má nízke prevádzkové náklady, zvláda skenovanie a kopírovanie, umožňuje tlač viacerým používateľom a má dostupný servis. Vo väčšine prípadov je najpraktickejšie laserové multifunkčné zariadenie.

Stačí malej firme obyčajná domáca tlačiareň?

Ak tlačíte len pár strán mesačne, môže stačiť. Ak však tlačiareň používa viac ľudí a tlačíte pravidelne, domáca tlačiareň môže byť pomalá, drahá na náplne a menej spoľahlivá.

Je lepšia laserová alebo atramentová tlačiareň?

Pre bežnú firemnú administratívu je väčšinou lepšia laserová tlačiareň. Je vhodná na častú tlač textov, faktúr, zmlúv a kancelárskych dokumentov. Atramentová tlačiareň dáva zmysel hlavne vtedy, ak často tlačíte fotografie alebo grafiku.

Potrebuje malá firma farebnú tlač?

Nie vždy. Ak tlačíte hlavne faktúry, zmluvy a interné dokumenty, stačí čiernobiela tlač. Farebná tlač má zmysel pri obchodných ponukách, marketingových materiáloch alebo prezentáciách pre klientov.

Oplatí sa malej firme prenájom tlačiarne?

Áno, najmä ak chce mať predvídateľné mesačné náklady, servis a toner v cene a nechce riešiť prevádzku zariadenia. Prenájom je vhodný pre firmy, ktoré chcú moderné zariadenie bez vysokej vstupnej investície.

 

Malá firma potrebuje tlačiareň, ktorá šetrí čas, nie iba peniaze

Pri výbere tlačiarne do malej firmy nejde o to kúpiť najlacnejšie zariadenie. Ide o to vybrať riešenie, ktoré bude spoľahlivé, ekonomické a jednoduché na používanie.

Dobrá tlačiareň vo firme nerobí problémy. Nezdržuje zamestnancov, nemíňa zbytočne tonery, netlačí draho a nezaberá viac času, než musí.

Ak máte firmu do 10 zamestnancov a neviete, aké riešenie je pre vás najvhodnejšie, Copy Office vám pomôže vybrať správnu multifunkčnú tlačiareň Ricoh podľa reálneho objemu tlače, spôsobu práce a rozpočtu.

Zaujali Vás naše myšlienky?

Pozrite sa na ponuku tlačiarenských zariadení.