V predchádzajúcom článku sme sa venovali digitalizácii dokumentov a dnes si vysvetlíme podrobnejšie niektoré výrazy spojené s touto témou.

Oblasti v správe dokumentov

Umiestnenie – Kde budú dokumenty uložené. Najlepšie tam, kde ľudia budú mať prístup
k dokumentom. Cesta ku kartotéke a priečinku súborov je logicky potrebná
pre využívanie systému pre správu dokumentov.
Podanie – Ako majú byť dokumenty podané? Aké metódy budú použité na usporiadanie alebo
zaznamenanie dokumentov, ktoré majú pomáhať pri neskoršom vyhľadávaní. V DMS
sa obvykle používajú databázy pre ukladanie podania informácií.
Vyhľadávanie – Ako možno dokumenty nájsť? Spravidla platí, že vyhľadávanie zahŕňa aj prehliadanie
a vyhľadávanie dokumentov pre špeciálne informácie.
Bezpečnosť – Ako bezpečne uchovávať dokumenty. Ako zabrániť neoprávnenému personálu
čítanie, pozmenenie alebo zničenie dokumentov.
Perióda uchovávania – Ako dlho by mali byť dokumenty zachovávané.
Pracovný tok – Ak dokumenty majú prechádzať z jednej osoby na druhú, aké sú pravidlá pre ich
prácu, úpravu.
Katastrofy – Ako môže byť dokument vrátený, v prípade zničenia požiarom, povodní alebo
prírodnými katastrofami.
Archivácia – Ako je možné dokumenty archivovať, aby zostali zachované pre budúcu čitateľnosť?
Distribúcia – Ako je možné, aby dokumenty boli k dispozícii ľuďom, ktorí ich potrebujú.
Autorizácia – Rieši problematiku, či existuje nejaký spôsob, ako ručiť za pravosť dokumentu.
Tvorba – Ako sú dokumenty vytvorené? Tento dôležitý fakt zohráva hlavnú úlohu vtedy, keď
viacero ľudí potrebuje spolupracovať a upravovať už vzniknuté verzie dokumentov.

Komponenty DMS

Metadata – Metadáta sú obvykle uložené pre každý dokument. Metadáta môžu napríklad
obsahovať dátum, kedy bola písomnosť uložená a identifikáciu užívateľa, ktorý dokument
pozmenil. DMS môže tiež extrahovať metadáta z dokumentu automaticky, alebo prinútiť
používateľov, aby pridali metadáta sami. Niektoré systémy tiež používajú optické
rozpoznávanie znakov pre naskenované obrázky, text alebo dokážu vykonať extrakciu z
elektronických dokumentov. Výsledný extrahovaný text môže byť nápomocný používateľovi
na lokalizáciu dokumentov za pomoci kľúčových slov alebo poskytovať schopnosti pre
fulltextové vyhľadávanie. Vyňatý text možno tiež ukladať ako súčasť metadát spolu s obrazom
alebo samostatne, ako zdroj pre vyhľadávanie zbierok dokumentov.
Integrácia – Mnohé dokument management systémy pre správu dokumentov sa snažia
integrovať priamo do iných aplikácií, takže používatelia môžu načítať existujúce dokumenty
priamo zo zdroja systému pre správu dokumentov, vykonať zmeny a uložiť zmenený dokument
do zdroja späť ako novú verziu, a to všetko bez opustenia aplikácie. Takáto integrácia je bežne
k dispozícii pre balík Office a e-mail alebo kolaboračný (skupinový) softvér. Integrácia často
používa otvorené štandardy, ako sú ODMA, LDAP, WebDAV a SOAP, aby umožnila integráciu s
iným softvérom a dodržiavanie interných kontrol.
Bezpečnosť – Bezpečnosť dokumentov je veľmi dôležitá v mnohých aplikáciách pre správu
dokumentov. Splnenie požiadaviek pre niektoré dokumenty môže byť pomerne zložité
v závislosti od typu dokumentov. Napríklad Health Insurance Portability and Accountability Act
(HIPAA) – v preklade zákon zdravotného poistenia – diktuje požiadavky, ktoré zo zdravotníckych
dokumentov majú podliehať prísnej bezpečnosti. Niektoré systémy pre správu dokumentov
obsahujú právny modul, ktorý umožňuje správcovi povoliť prístup k dokumentom iba
niektorým osobám alebo skupinám osôb.
Obnova verzií – Obnova verzií je proces, pri ktorom dochádza ku kontrole dokumentov
v systéme pre správu dokumentov, ktorý umožňuje užívateľom získať predchádzajúce verzie a
pokračovať v práci z vybraného bodu. Tento proces je nevyhnutný pre dokumenty, ktoré sa v
priebehu času zvyknú meniť a vyžadujú aktualizáciu, ak sa chceme vrátiť k pôvodným verziám
dokumentov.
Zachytávanie – Obrázky, texty možno zachytávať z papierových dokumentov pomocou
skenerov alebo multifunkčných zariadení. Softvér pre optické rozpoznávanie znakov (OCR)
často využíva rôzny hardvér na to, aby bolo možné prevádzať digitálne obrázky, texty
do strojovo čitateľného textu (čo sa neskôr zíde pri ich ďalšej úprave).
Kolaborácia – Spolupráca v DMS nie je nič výnimočné. Predpokladá sa, že užívateľ je schopný
získať dokumenty pre ich ďalšie spracovanie. Nevyhnutnou podmienkou pre kolaboráciu je
blokovanie prístupu ostatných užívateľov, zatiaľ čo je vykonávaná práca v dokumente.
Úložisko – Pamäťový priestor na uchovávanie elektronických dokumentov. Archív
dokumentov zahŕňa spravovanie dokumentov a pravidlá uskladnenia. Jedná sa o informácie,
kde sú dokumenty uskladnené, na ako dlho, informácie o presune z jedného pamäťového
média na iný (Hierarchy Storage Management) a o ich prípadnom odstránení.

Základným zdrojom informácií / vysvetlíviek Wikipedia.org

Zaujali Vás naše myšlienky?

Pozrite sa na ponuku tlačiarenských zariadení.

Farebné zariadenia

Čiernobiele zariadenia

EKO farebné kopírky

EKO čiernobiele kopírky