Čo je to vlastne digitalizácia? Laicky povedané – premena dokumentu z papierovej podoby na digitálny (elektornický) dokument (PDF, TIFF, JPG…). Čo všetko sa s ním dá následne robiť je téma na rozsiahly článok, a preto si uvedieme iba základné informácie pre základnú orientáciu.

Umenie nie je digitálny dokument vytvoriť, ale ho bezpečne uložiť a vedieť rýchlo nájsť, keď to budeme naozaj potrebovať.

1. Skenovanie

Digitalizovať obraz v našom odvetví znamená dokument oskenovať a uložiť na úložisko (HDD počítača, server, cloudové úložisko …). S najväčšou pravdepodobnosťou, ak sa ihneď nepoužije žiadne SW riešenie, ktoré si zoberie oskenovaný súbor na ďalšie spracovanie, resp. ho nenazveme ešte pred skenovaním, bude mať súbor názov vo forme časovej značky napr. 202306191415.pdf, to znamená rok, mesiac, deň, hodinu a minútu vytvorenia súboru. Nakoľko sa jedná o nič nehovoriaci údaj, je nutné súbor premenovať podľa požadovaných parametrov užívateľa, aby ho v prípade potreby vedeli nájsť a rozpoznať. To pri veľkom množstve dokumentov je časovo veľmi náročné a neefektívne.

2. Vyhľadávanie v dokumente

Mať digitálny dokument ešte neznamená, že sa v ňom dá vyhľadávať, resp. ho editovať, pretože v základnom procese digitalizácie (skenovaní) sa z papierového dokumentu stane iba „digitálny obraz – fotka“ a pokiaľ neprejde cez proces OCR (Original character recognition), čo znamená prevod digitálneho obrazu na jednotlivé písmená, slová, vety, budete ho môcť vyhľadať iba podľa názvu, nie toho čo obsahuje.

Ako OCR môže slúžiť aj jednoduchý program, ktorý môže byť súčasťou balíka programov pri tlačiarňach, avšak je to skôr výnimka ako pravidlo a  nedokáže pracovať so slovečinou. Kvalitné OCR programy je potrebné zakúpiť (dnes už väčšinou ako predplatné).

Aký OCR program vybrať ? To závisí od toho, koľko dokumentov budete skenovať, a ako efektívne chcete mať proces urobený. Väčšina OCR sofvérov používa jadro od spoločnosti Abbyy – finereader. Samozrejmosťou je prevod aj do editovateľnej podoby balíka OFFICE 365 (WORD, Excel, PowerPoint…).

Ak chcete vyhľadávať vo viacerých dokumentoch naraz, je potrebné vykonať indexáciu nad všetkými súbormi pomocou špeciálneho softéru a následne používať tento indexový súbor na spúšťanie vyhľadávania. Samotný WINDOWS robí automatickú indexáciu iba nad elektronicky vytvorenými dokumentami priamo v počítači a to už počas vytvárania. Táto vlastnosť operačného systému sa nevzťahuje na súbory, ktoré prešli cez OCR. Tam je schopný Windows vyhľadať iba názov súboru.

3. Document management system (DMS) /Content management system (CMS)

Mať prehľadávateľný dokument je nevyhnutnou požiadavkou pre DMS (Document management system), resp. niekde sa tomu hovorí aj CMS (Content Management Systems), a preto je vyspelé OCR jadro vždy súčasťou týchto systémov.

Aký DMS/CMS systém si vybrať ? To záleží od špecifických požiadaviek zákazníka. Čo všetko očakáva od systému, ako inteligentný má systém byť, koľko užívateľov ho bude používať, koľko miesta na dokumenty budete potrebovať, a či sa dá customizovať. Atribútov môže byť naozaj veľa. Treba sa pripraviť aj na fakt, že to bude niečo stáť. Na druhej strane však systém ušetrí čas, pracovnú silu a teda aj peniaze, a chybovosť bude minimalizovaná resp. žiadna. Navyše dokumenty budú v bezpečí a procesy vo firme pod kontrolou. Takže pri správnom výbere sa vie DMS naozaj vyplatiť. Samozrejme s tým súvisí dodržiavanie pravidiel, ktoré sú určené pre používanie systému. Ak pracovníci nebudú držiavať postupy, nedostanú výsledok, ktorý očakávajú.

Document management riešenia vedia dokumenty vyťažovať, nazývať, zatrieďovať. Vedia sa učiť, aby pri opakovaní napr. evidencii faktúry, objednávky, dodacieho listu od rovnakého dodávateľa, urobili viac práce automaticky. Následne sa môžu dokumenty zaradiť do „flow“, kde sa schvaľujú a archivujú. Ďalším stupňom môže byť sledovanie zmien v dokumentoch, verziovanie a  podpisovanie dokumentov.

Digitalizácia je v dnešnej dobe stále viac a viac žiadúca, a firmám sa vráti v momente, keď často vyhľadávajú predovšetkým v došlých dokumentoch a potrebujú pružne reagovať smerom k zákazníkovi.

OCR – Finerader od spoločnosti Abbyy je určite najrošžírenejšie jadro na svete, a je tiež súčasťou mnohých DMS/CMS. V posledných rokoch žiaľ už len vo forme predplatného na 1 a viac rokov.

1. Môže byť vo verzii STANDARD na 1 užívateľa = 1 PC, kde sa rieši každý dokument manuálne – nelimitovaný počet strán.
2. Verzia CORPORATE je vybavená „hot foldrom,“ kde je už istá úroveň automatizácie a všetky skenované súbory, ktoré sa ocitnú v sledovanej zložke sú automaticky spracované (nejedná sa však o serverovú verziu a nemôže to bežať ako služba). Navyše je s obmedzením 5000 A4/mesiac.
3. Verzia Fine Reader Server – dá sa nastaviť niekoľko nezávislých a súčasne bežiacich procesov (FLOW) s presnými pravidlami. Jedná sa o riešenie, ktoré môže bežať, aj ako služba na serveri. Licencie sú rozlíšené predplateným množstvom strán za rok, prípadne počtom procesorov. Základný balík obsahuje 100.000 strán/rok a cena je cca 1500€/rok. Predáva sa iba cez vybraných partnerov spoločnosti ABBYY.

Document management system

DOCUWARE – cloudové riešenie od spoločnosti RICOH, ktoré je licencované na počet užívateľov a s ohľadom na alokovanú pamäť pre dokumenty (minimum 4 užívatelia). Predplatné vždy na 1 rok.

Viac informácii dostanete od našich obchodníkov alebo vieme vybaviť komplexnú prezentáciu systému u výrobcu.

Zaujali Vás naše myšlienky?

Pozrite sa na ponuku tlačiarenských zariadení.

Farebné zariadenia

Čiernobiele zariadenia

EKO farebné kopírky

EKO čiernobiele kopírky