Ak chceme ušetriť náklady na tlač, resp. vedieť kto a čo vo firme tlačí, potrebujeme k tomu nástroje bez ohľadu na to, či máme stroj v prenájme alebo vo vlastníctve. Pri prenájme sa na faktúrach dozvieme len počiatočný a konečný stav počítadla daného stroja za fakturované obdobie. Táto informácia má len štatistickú hodnotu a nie je adresná. K tomu potrebujeme dáta. Kto, koľko a čo tlačil resp. kopíroval, a či sa jednalo o farebnú alebo čiernobielu tlač.

Naša spoločnosť COPY OFFICE s.r.o. vám vie podľa vašich požiadaviek ponúknuť rôzne stupne manažmentu tlače, v závislosti od veľkosti firmy, počtu strojov, množstva vytlačených strán a iných požadovaných kritérii. Čím viac sa tlačí a kopíruje, tým viac sa dá ušetriť na nákladoch správnym nastavením tlačového prostredia, prípadne výberom programu na manažment tlače

Aké máme možnosti správy tlačiarní?

1, Väčšina firemných zariadení vie natívne pracovať s užívateľskými kódmi. Prístup užívateľa k používaniu zariadenia je potom umožnený iba prostredníctvom prideleného jedinečného až 8 miestneho číselného kódu. Pod jednotlivé kódy sa potom evidujú kópie resp. výtlačky. Bez kódu nie je možné stroj používať a tak sa minimálne zamedzí používaniu zariadenia nesprávnym osobám. Vieme následne určiť, aký vplyv má ktorý užívateľ na výšku nákladov a prípadne riešiť oprávnenosť resp. opodstatnenosť tlače. V obmedzenom rozsahu vieme zistiť názov tlačovej úlohy, nie však obsah. Ďalej je možné napríklad. obmedziť farebnú tlač vybranej skupine užívateľov, ktorá nemá reálny dôvod farebne tlačiť. Farebná strana je zvyčajne 3-10 krát drahšia ako čierna a tak má výrazný dopad na náklady.

2, Vo väčších firmách je často prístup na pracovisko zamestnancov zabezpečený pomocou bezkontaktných kariet. Podobne sa to dá aplikovať aj pri multifunkčných zariadeniach. Nainštalujeme k zariadeniu vhodnú čítačku kariet, prípadne doplníme jednoduchý platený softvér na úrovni stroja, ak je to potrebné. Následne vložíme údaje o užívateľoch manuálne, naimportujeme súbor s dátami užívateľov resp. využijeme synchronizáciu s Active Directory. Jedná sa o bezpečnejší spôsob, nakoľko sa nedá kód náhodou uhádnuť a je ťažšie pre užívateľa sa vyhovoriť v prípade kontroly. Stále je však obmedzená možnosť reportingu a nastavení tlačového prostredia. Daný princíp Je vhodny len pre menší počet zariadení.

3, Využijeme špeciálne programy na správu a monitoring tlače (MyQ, SafeQ, Equitrac, PaperCut, a iné), ktoré už vyžadujú inštaláciu na server na rovnakej sieti, ako je multifunkčné zariadenie. Tieto programy sú v obmedzených verziách dostupné aj bezplatne, ale pre sofistikované využitie sa jedná vždy o platené verzie, ktoré ponúkajú rôzne možnosti prístupu na tlačiarne, distribúciu úloh na určité tlačové zariadenia, je možné pracovať s kreditným princípom a majú rozsiahle možnosti administrácie a reportingu. Všetky tlačové úlohy prechádzajú cez server a sú zaznamenávané v programe, kde si vieme nastaviť napr. aj náklady na vytlačené stranu a tak priamo určiť náklady na užívateľa resp. strediská. Tieto systémy sú vhodné skôr do firiem, kde sa tlačí naozaj veľa a investícia do kontroly a manažmentu tlače sa ukáže, ako finančne prínosná znížením neželanej tlače a ušetrením nákladov, prípadne do firiem, kde sa pracuje s citlivými údajmi a je nutné ich ochrániť bez ohľadu na výšku nákladov. V takýchto prípadoch je možné si pri niektorých riešeniach a nastavenia systému aj pozrieť obsah tlačovej úlohy resp. ju opätovne vytlačiť a tak zistiť, či sa nejedná o nekalú činnosť, toho ktorého užívateľa.

Naša spoločnosť je licencovaným partnerom pre programy MyQ a SafeQ

Zaujali Vás naše myšlienky?

Pozrite sa na ponuku tlačiarenských zariadení.

Farebné zariadenia

Čiernobiele zariadenia

EKO farebné kopírky

EKO čiernobiele kopírky