Tlač vo firme sa často považuje za „malý náklad“. Papier, toner, občasný servis.
Realita je však iná.

Podľa analýz môžu byť náklady na tlač až 1 – 3 % z celkového obratu firmy, pričom veľká časť z nich vzniká zbytočne. Kvôli zlému nastaveniu procesov, zastaraným zariadeniam alebo chýbajúcej kontrole.

Ak chcete optimalizovať firemné výdavky, práve tlač je miesto, kde sa často skrýva najrýchlejšia úspora.

1. Tonery a spotrebný materiál: najčastejšia ilúzia „lacnej tlače“

Najväčšou chybou je sledovať len cenu tlačiarne.

Skutočné náklady tvoria:

• tonery a cartridge
• fotovalce a náhradné diely
• papier
• servisné zásahy

Lacná tlačiareň často znamená drahú prevádzku. Originálne tonery sú nákladné, neoriginálne môžu poškodiť zariadenie a zvýšiť servisné náklady.

Riešenie: prenájom multifunkčnej tlačiarne, kde je toner aj servis zahrnutý v cene za výtlačok.

2. Neefektívne workflow a zbytočná tlač

Koľko dokumentov sa vo firme vytlačí a nikdy nepoužije? Koľko strán ide do koša len preto, že niekto vytlačil nesprávnu verziu?

Najčastejšie problémy:

• tlač jednostranne namiesto obojstranne
• tlač e-mailov, ktoré stačí archivovať digitálne
• chýbajúca kontrola farebnej tlače

To všetko znamená zbytočné výdavky na papier aj toner.

Riešenie: nastavenie pravidiel tlače (defaultne čiernobielo, obojstranne, limit farebnej tlače).

3. Skryté servisné prestoje

Keď sa tlačiareň pokazí, firma nestráca len peniaze za opravu.

Stráca aj:

• čas zamestnancov
• produktivitu
• energiu IT oddelenia

Ak je zariadenie zastarané alebo servis reaguje pomaly, tieto „mäkké náklady“ môžu byť vyššie než samotná oprava.

Riešenie: prenájom tlačiarní so zahrnutým servisom a monitoringom zariadenia.

4. Bezpečnostné riziká = finančné riziko

Nezabezpečená tlač môže viesť k úniku dát a únik dát znamená:

• pokuty (napr. GDPR)
• poškodenie reputácie
• právne náklady

Moderné multifunkčné tlačiarne Ricoh ponúkajú šifrovanie, autentifikáciu používateľov a Secure Print, čím výrazne znižujú riziko finančných strát.

5. Energia a zastarané zariadenia

Staršie tlačiarne majú vyššiu spotrebu elektriny a nižšiu efektivitu. Moderné zariadenia majú úsporný režim a optimalizovanú prevádzku.

Aj malé rozdiely v spotrebe sa pri každodennej prevádzke počas rokov výrazne prejavia v nákladoch.

6. Chýbajúca analýza nákladov na tlač

Mnohé firmy netušia, koľko ich tlač skutočne stojí. Bez dát nie je možné optimalizovať.

Moderné riešenia umožňujú:

• sledovať počet výtlačkov
• rozlišovať farebnú a čiernobielu tlač
• analyzovať náklady podľa oddelení

Až potom sa dá robiť efektívne rozhodovanie.

Ako optimalizovať náklady na tlač vo firme?

✔️ Zmapovať aktuálne výdavky

✔️ Nastaviť pravidlá tlače

✔️ Zvážiť prenájom multifunkčných zariadení

✔️ Prejsť na moderné a energeticky úsporné riešenie

✔️ Zaviesť monitoring a reporting

 

Tlač nie je malý náklad

Firmy často riešia veľké investície, no ignorujú malé pravidelné výdavky, ktoré sa časom násobia.
Optimalizácia tlače môže priniesť okamžitú úsporu bez zásahu do core biznisu.

Ak chcete vedieť, kde zbytočne míňa práve vaša firma, Copy Office vám pripraví bezplatnú analýzu nákladov na tlač a navrhne efektívne riešenie na mieru.

 

Zaujali Vás naše myšlienky?

Pozrite sa na ponuku tlačiarenských zariadení.