Čo je správa tlače?

Takmer každá firma a organizácia potrebuje aspoň jednu multifunkčnú tlačiareň. Ak je tlačiareň jedna, spravovať ju je relatívne jednoduché. Keď ale firma začne budovať flotilu tlačiarní, nastáva s ich správou problém. Tento problém je ľahko riešiteľný, keď využijete službu externého dodávateľa. Pri profesionálnej správe tlače za vás flotilu tlačiarní koordinuje a udržiava s odbornými znalosťami v oblasti tlačiarní. Všeobecne je táto služba známa ako Managed Print Services alebo MPS.

Presný typ služieb poskytovaných v rámci Managed Print Services závisí od poskytovateľa, ale vo všeobecnosti sa na dohľad a údržbu parku tlačiarní nastavuje špeciálny softvér na správu tlačiarní, ktorý zvyčajne zahŕňa vzdialené monitorovanie, takže špecializovaný tím môže sledovať, čo sa deje s tlačiarňami vašej firmy, kedy dochádza toner, či papier.

Okrem správy a monitorovania tlačiarní, aby sa zabezpečilo ich správne fungovanie, môže správa tlače sledovať aj to, koľko papiera sa používa, ako aj to, kto a koľko tlačí, a ktorú z tlačiarní používa.

Rastúce náklady na papier

Týmto sa dostávame k hlavnému bodu tohto blogu. Náklady na papier dramaticky rastú. Aj keď najhoršia pandémia COVID je už za nami, dozvuky v našej ekonomike pretrvávajú. Náklady na papier sa zvyšovali už predtým a potom vojna na Ukrajine ešte viac utlmila svetovú ekonomiku. Rastú náklady na energie, čo ovplyvňuje náklady na výrobu a prepravu papiera.

Veľké komerčné tlačiarne reagujú na nárast nákladov na papier rôznymi spôsobmi. Niektoré nakupujú väčšie množstvo papiera vopred, iné skladujú palety papiera, aby ho mali po ruke pre svojich hlavných klientov.

Hoci podniky môžu časť týchto nákladov preniesť na seba, má to aj svoju odvrátenú stránku, pretože v určitom okamihu môžu zákazníci a klienti zaplatiť len toľko, o koľko sa zvýšia náklady. To môže v konečnom dôsledku znížiť dopyt. Preto sa obozretná firma bude snažiť udržať náklady na svojej strane, aby sa vyhla prílišnému prenášaniu nákladov na zákazníka.

Zníženie množstva papierového odpadu je cestou, ako sa vyrovnať s vyššími cenami papiera

V prípade komerčných tlačiarní nemusí byť možné úplne obmedziť tlač na papier, pretože zákazníci prichádzajú do predajne práve kvôli tomu, aby si dali vytlačiť brožúry a plagáty. Ale aj komerčné tlačiarne môžu znížiť množstvo odpadu z papiera tým, že nájdu spôsoby, ako znížiť množstvo odpadu pri tlači vzorových kópií a kompozícií.

Ostatné organizácie, ktoré používajú papier na interné dokumenty, brožúry a informačné balíčky pre zákazníkov a klientov, môžu ľahšie znížiť používanie papiera. Samozrejme, možno prijať jednoduché rozhodnutia o odoslaní informačného balíka vo forme súboru PDF namiesto papiera. Okrem toho je však jednoduchá redukcia každodenného odpadu z papiera jedným z najlepších spôsobov, ako zvládnuť rastúce náklady na papier.

Tu prichádza na rad správa tlače. Bežným problémom väčšiny podnikov a organizácií je, keď zamestnanci zneužívajú pracovné tlačiarne na tlač svojich osobných vecí. Vytlačiť raz za čas jednostránkový formulár nie je problém, ale mnohí ľudia použijú firemnú tlačiareň na tlač športových letákov svojich detí alebo rôzne viacstranové dokumenty.

Hoci to môže byť príjemná výhoda, ktorú môžete zamestnancom ponúknuť, keď nie je papier lacný, budete ju musieť zrušiť, ak sa tým míňa väčšia časť vášho rozpočtu na papier. Často sa tiež stáva, že jedno oddelenie alebo tím nadmerne využíva svoje papierové privilégiá tým, že posiela firemné informácie, ktoré by mohli byť doručené aj e-mailom, vytlačené na papieri.

Správa tlače môže pomôcť monitorovať, ako sa tlačiarne používajú, a kedy dochádza k nadmernému používaniu na konkrétnej tlačiarni. Ak sa prostredníctvom riadených tlačových riešení implementuje riadenie prístupu používateľov, môžete presne zistiť kto, čo a kedy tlačí.

Začíname so správou tlače

Inflácia sa zvyšuje a náklady na papier dramaticky stúpajú. Správa tlače môže pomôcť obmedziť náklady monitorovaním spotreby papiera a znížením množstva odpadu z papiera. Vďaka službám spravovanej tlače môžete získať prehľad o tom, čo sa deje s vaším parkom tlačiarní, takže môžete ušetriť náklady na papier.

Ak máte záujem získať prehľad o presných procesoch tlače vo svojej firme, sme tu práve pre vás. Naše multifunkčné tlačiarne v kombinácii s presným monitoringom tlače dokážu ušetriť množstvo mesačných nákladov každej firmy.

Zaujali Vás naše myšlienky?

Pozrite sa na ponuku tlačiarenských zariadení.