Tlač dokumentov patrí vo väčšine firiem k bežnej rutine. Napriek tomu dokáže zamestnancom zabrať prekvapivo veľa času – čakanie pri zariadení, hľadanie správnej verzie dokumentu, riešenie chýbajúcich tonerov či zaseknutého papiera. Moderné multifunkčné tlačiarne Ricoh však ponúkajú riešenia, vďaka ktorým je možné tento čas skrátiť až o polovicu. Ako na to?
- Inteligentné workflow a automatizácia procesov
Najväčším žrútom času býva manuálna práca. Multifunkčné tlačiarne dnes dokážu procesy zautomatizovať:
- Skenovanie priamo do cloudu (Google Drive, OneDrive, SharePoint) bez potreby ukladať dokument najskôr do počítača.
- Automatické triedenie a archivácia dokumentov – zariadenie samo pomenuje súbor podľa predvoleného vzoru.
- Workflow tlače na schválenie – namiesto posielania dokumentov e-mailom prebehne celý proces priamo cez tlačiareň.
Výsledok: zamestnanci nestrácajú čas zbytočnými klikmi a hľadaním.
- Bezpečná tlač na jeden dotyk
Bežnou situáciou je, že niekto odošle dokument na tlač, príde k zariadeniu a zistí, že ho medzi stovkami strán nevie nájsť. Moderné tlačiarne Ricoh majú funkciu Secure Print:
- dokument sa vytlačí až po zadaní PIN kódu alebo priložení karty,
- zníži sa chaos pri zariadení,
- zamestnanci presne vedia, kedy a čo si vyzdvihnú.
Okrem úspory času ide aj o vyššiu bezpečnosť firemných dát.
- Centrálne riadenie tlače a menej prestojov
Častým problémom je, že sa tlačiareň pokazí alebo dôjde toner – a celá kancelária stojí. Pri prenájme zariadení od Copy Office je súčasťou balíka aj monitoring spotrebného materiálu a proaktívny servis.
toner
- toner na doplnenie je doručený skôr, ako sa minie,
- systémové poruchy sa riešia okamžite,
- firma nestráca hodiny čakaním.
- Mobilná tlač: dokumenty priamo zo smartfónu
Zamestnanci dnes často pracujú na cestách alebo z mobilu. Ricoh tlačiarne umožňujú tlačiť aj zo smartfónu či tabletu cez aplikácie alebo cloud.
- žiadne prenášanie súborov na USB,
- žiadne posielanie mailom kolegovi, aby to vytlačil,
- všetko sa rieši okamžite.
- Šetrenie času aj ekologických zdrojov
Optimalizácia workflow znamená nielen rýchlejšiu prácu, ale aj menej odpadu a nákladov:
- automatická obojstranná tlač,
- prednastavené šablóny na opakované dokumenty,
- reporty o využívaní tlače, ktoré ukážu, kde firma míňa zbytočne.
Inteligentné workflow šetrí čas aj peniaze
Znížiť čas strávený pri tlačiarni na polovicu nie je utópia. Stačí mať správne nastavené procesy a využiť možnosti, ktoré dnešné multifunkčné tlačiarne Ricoh ponúkajú. Automatizácia, bezpečná tlač, mobilné riešenia a pravidelný servis dokážu firme priniesť vyššiu produktivitu aj spokojnejších zamestnancov.
Zaujali Vás naše myšlienky?
Pozrite sa na ponuku tlačiarenských zariadení.
Farebné zariadenia
Čiernobiele zariadenia
EKO farebné kopírky
EKO čiernobiele kopírky
