Skenovanie je jedna zo základných a čoraz častejšie používaných funkcií multifunkčných zariadení.

Všetci vieme, na čo je dobré skenovať. Je to proces, v ktorom papierový dokument prekonvertujeme do digitálnej (elektronickej) podoby. Tento elektronický dokument navyše vieme prostredníctvom OCR softvéru, zmeniť z obyčajného digitálneho obrazu na editovateľný (DOC, RTF, XLS) resp. prehľadávateľný (PDF) súbor. Existuje viacero spôsobov – ciest, ako dostať digitálnu podobu papierového dokumentu do počítača. S týmito spôsobmi sa teraz oboznámime. Povieme si o ich výhodách, nevýhodách a možnostiach.

Skenovanie do emailu

Skenovanie cez SMTP protokol. Naskenovaný dokument  prichádza adresátovi ako príloha emailu.

Výhody skenovania do mailu:

– možnosť rozposlania skenu viacerým adresátom naraz

– menší výskyt problémov s nedoručením skenovaných úloh na rozdiel od spôsobu pomocou protokolu SMB (zložka)

Nevýhody skenovania do mailu:

– množstvo naskenovaných strán je obmedzené kapacitnou možnosťou prenosu dát na emailový server

– potrebné aktívne internetové pripojenie na sieti, kde sa nachádza skener resp. MFP ( multifunkčné zariadenie – tlač, skenovanie, kopírovanie)

Pre spustenie skenu do emailu je potrebné na MFP zariadení nastaviť/zadať parametre vášho SMTP servera. Postup nastavenia nájdete v Postup nastavenia SMTP servera.

Následne je potrebné zadať do adresára MFP zariadenia emailové adresy cieľov skenovania (užívateľov). Postup nájdete v Doplnenie adresára-cieľ skenovania

V prípade problémov je tu podrobný návod v Nefunguje mi – skenovanie: Sken do emailu

Skenovanie do zložky

Na úložisku, kam má sken smerovať, vytvoríme zložku (adresár, folder). Daná zložka musí byť dostupná na sieti , nastavená ako zdieľaná a musí mať nastavené oprávnenia na zapisovanie a prístup pre vybraného užívateľa prípadne každého (everyone) a to podľa potreby. Na tlačiarni cez ovládací panel alebo v PC cez webové rozhranie musíme nastaviť zložku a kompletnú cestu k nej. V systéme tlačiarne musí byť nastavené SMB. Tiež je potrebné nastavenie siete/servera, aby komunikáciu z tlačiarne považoval za dôveryhodnú. Pri zmene routera, nastavení siete, zmene operačného systému daná komunikácia nemusí fungovať správne.

Výhody skenovania do zložky / foldra:

– skenované úlohy prebiehajú po internej sieti

– možnosť skenovať mnohostranové dokumenty, kedy sa vytvára dokument v veľkou kapacitou dát nevhodné pre sken do emailu.

Nevýhody skenovania do zložky / foldra:

– častý výskyt problémov s doručením skenov na úložisko. Závislé od zmeny sieťových nastavení, firewalu úložiska atď.

Nastavenie skenovania po krokoch nájdete v Sken do zložky.

V prípade problémov so skenom do zložky, postupy na odstránenie určitých problémov nájdete v Nefunguje mi – Skenovanie do zložky

Skenovanie na externé úložisko FTP/CLOUD (mimo firemnej siete)

Toto je vhodný spôsob nielen pre malé firmy, ktoré nemajú / nepotrebujú mať vlastný server, ale potrebujú skenovať väčšie súbory do zložiek. Takýto externý úložný priestor je väčšinou spoplatnený. Má však tú výhodu, že človek sa vie naň pripojiť odkiaľkoľvek a kedykoľvek. Navyše je tam profesionálne zabezpečenie ochrany dát a zálohovania.

V prípade záujmu vieme zákazníkom ponúknuť takúto službu.

Nevýhoda skenovania na externé úložisko:

– je to práca pre skúseného IT pracovníka

V dnešnej dobe je tiež veľmi dôležité aj to, aký operačný systém používame na PC, resp. serveri. Staršie modely MFP už nemusia fungovať s najnovším operačným systémom. Čiže tlačiť nám pôjde, ale skenovať do zložky, na server alebo na počítač už nie.

Skenovanie na inteligentné úložiská (NAS)

Jedná sa o profesionálne riešenie, kedy však je opäť potrebný IT človek, ktorý pripraví celú konfiguráciu. Toto riešenie je vhodné tam, kde zákazník nemá vlastný server, ale požaduje zdieľaný prístup k zdieľaným dokumentom, nezávislý od zapnutia jednotlivých počítačov vo firemnej sieti.

Viac sa môžete dozvedieť napríklad TU

V prípade záujmu Vám vieme pomôcť s vytvorením takéhoto riešenia.

Skenovanie na USB/SD

Toto je najčastejšie využívaný spôsob skenovania pre osobné účely. Ďalej v situáciách, keď môže byť skenovaný súbor priveľký, viac ako 10MB (v závislosti od podmienok poskytovateľa mailového klienta), nevhodný pre sken do mailu. Využitie tohto spôsobu oceníte v prípade, že nie je v danom okamihu dostupné internetové prepojenie a nemáte k dispozícii administrátora pre zriadenie skenovania do Foldra (zložky). Dá sa teda povedať, že „když všechno selže“ skenujte na USB/SD a odtiaľ si sken už viete uložiť kamkoľvek. Tento spôsob je asi najmenej háklivý na zmeny bezpečnostných pravidiel výrobcov operačných systémov.

V prípade, že sa Vám nepodarí nastaviť skenovanie, poprípade odstrániť problém ani po tom, ako ste si prezreli technickú podporu na našej stránke, tak kontaktuje naše servisné oddelenie, kde Vám radi pomôžu. Viac na:

Technická podpora

Dôležitá informácia na záver: Nikdy nezabúdajte na zálohovanie vašich dokumentov

Zostaňte s nami a zistíte viac. > > FACEBOOK < <

Zaujali Vás naše myšlienky?

Pozrite sa na ponuku tlačiarenských zariadení.